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          項目管理師論文-運籌軟件

           

          1、 項目整體管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。建設過程中秉承以下原則:合理控制范圍,統籌調度人力物料資源,在進度和質量滿足要求的前提下進行成本控制,充分識別各項風險并采取相應的應對措施,與各干系人保持良好的溝通匯報,創造各方共贏的局面。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:項目管理的各項活動是緊密聯系、不可分割的有機整體。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目整體管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整,實事求是的原則下在項目整體管理方面作了以下主要工作內容

          一、制定項目章程、項目正式啟動,制定初步范圍說明書

          項目中標公示后,我公司即刻開展了各項實質性活動,首先公司組織擬定的項目小組成員舉行了項目啟動會。項目啟動會上正式任命我擔任項目經理,審議了由我編制的項目章程初稿并予以發布。會前通過內部溝通,取得了高層領導的支持,我把項目實施基調定義為:進度、質量為第一目標,以最高優先級別調度公司的各項人力物料資源,與各方項目干系人保持良好至上的溝通,充分識別各種商務風險、技術風險并采取有效的應對措施,做好成本控制工作。會上與大家商討了此項目的重要意義:此項目不僅僅是市委市政府的政績工程,同樣也是我們的政績工程,只有我們按時保質的實施好本項目,我們才能樹立標桿工程榜樣,才有資格承接更多的數據鐵籠,項目各小組成員才能積累豐富的成功經驗,無論是學識方面還是物質方面才能得到快速增長。讓大家充分調動個人的主觀能動性,在目標一致的基礎上,激發潛力,緊密團結、共創佳績。

          項目范圍很大程度上決定了項目的進度、成本、風險等因素,鑒于該項目范圍很多方面由其他公司控標所為,我方中標后立即與甲方項目負責人及監理公司項目負責人取得了聯系、以需求調研的名義召開了項目需求研討會,會上我們邀請了幾位本市德高望重的專家,通過數據鐵籠精神深入解讀、業務需求探討等方式,經過專家充分論證,獲得各方同意的前提下適當的縮減了很多原有不合理或不易實現或是他方故意埋坑的需求。最終編制輸出了項目范圍說明書并通過了建設方、監理、大數據辦、紀委、公司項目組的多方會審批準。

          二、項目管理計劃編制

          因為本項目的第一目標是按時、保質,所以我采取了時間倒推法進行計劃的編制,首先把WBS定義的的工作包活動通過前導圖(PDM)分析他們之間的緊前關系、緊后關系,編制了單代號網絡圖,發現與進度要求偏差較大,隨之召集各子系統相關負責人進行研討,通過合理的快速跟進加大并行度、加大資源投入的方式調整了不少活動的歷時估算,經過多次分析優化關鍵路徑,并考慮到關鍵技術實現、范圍變更、人力資源等方面的風險把進度計劃控制在80個工作日。進度計劃確定以后,據此制定了相應的范圍管理計劃、質量管理計劃、人力資源管理計劃、風險管理計劃、溝通計劃、采購計劃、成本計劃并更新了項目整體計劃。并明確任何其他計劃的編制都要圍繞進度計劃不動搖的原則下進行。內部評審后及時把各種計劃根據不同項目干系人的特點以不同形式、分發方式報送各方進行了評審并通過,對于資源提供方要求他們針對我方計劃制定的供應計劃并采取一定的保障措施。

          三、項目計劃實施及監控:

          項目計劃實施過程中,我要求各項目組成員無論資歷老少、都要嚴格按照自己的角色、崗位職責要求,認真嚴格執行各項工作計劃內容,不理解、不明白、不清晰的內容要及時請示匯報,全面杜絕不懂裝懂、各種瞎琢磨、閉門造車的現象,通過大家共同遵守項目實施守則及KPI績效考評獎罰制度來整體上保障項目如期進行。根據項目管理計劃要求,我每周都要進行項目實施績效的統計分析與各項計劃對比及時發現進度偏差、成本偏差、質量偏差等并分析原因采取糾正措施,例如通過掙值計算EV、PV、AC、SPI、CPI等數據信息對項目進度績效度量、成本績效度量。特別重視時間進度的偏差,只允許提前,不允許落后計劃,并且要求各關鍵路徑活動負責人加強風險預測,對于可能影響進度的事項提前分析應對,內部不好解決的及時申報公司專家組予以支持。對于確實因為不可預料的因素導致延期的必須通過趕工方式進行彌補糾正。對于趕工的活動內容因為工作強度的原因極有可能出現質量下降的情況,因此測試組成員及其他質量控制成員要更加嚴格執行相應的質量保證措施,保證項目的高質量實施。除了內部分析控制以外,還定期向各方項目干系人及時匯報項目實施進度、聽取他們的意見建議,以便保持良好的溝通關系。

          四、整體變更控制

          為了保障項目實施進度計劃的不動搖,必須嚴格把控項目的變更控制。既要在維護好客戶關系的前提下盡可能少的進行范圍變更,又要杜絕項目內部人員出現鍍金行為。首先在變更控制流程制度方面,我們提前設置了一些“障礙”:任何人員提出變更申請時必須填寫《變更申請表》并提交變更控制管理委員會(CCB),CCB由糧食局項目負責、監理公司項目負責人、市委大數據辦項目負責人、紀委相關領導負責人、3名專家及我方變更控制負責人組成,提交后必須經CCB全體成員上會討論審批后方可通過并予以實施驗證。變更發起人意識到所有CCB成員上會論證時間周期較長也不一定能夠通過,同時針對變更發起人我們也安排我方能言善辯之人與之充分溝通,通過打比方、舉例子讓他認識到變更可能引起的進度延期、質量下降、系統BUG、行政追責等不良后果,通過認真聆聽、肯定對方想法、贊美其盡職盡責有遠見等方式,在給對方充分面子的基礎上想盡辦法撤回不合理、或短期難以實現的變更申請。對于審批通過的變更申請要按照既定計劃盡快予以實施并經監理、客戶方、我方質量部門人員驗證,盡量降低變更引起的各種負面影響。對于變更實施的結果及時匯報反饋給相關項目干系人。

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理,堅持項目進度、質量第一目標不動搖,全力做好范圍控制、資源供應、質量控制、溝通協作、風險控制、成本控制等方面的規劃、執行、監控控制,各項工作有重心成為有機整體才能保障項目的穩步實施。

          2、 項目范圍管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是項目管理范圍方面通過制定范圍管理計劃、范圍定義、創建WBS、范圍確認、范圍變更控制等活動措施保障了項目的順利實施。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效的范圍管理及范圍控制是項目進度管控、成本管控、質量管控、風險管控的重要基礎。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整,實事求是的原則下在項目范圍管理方面作了以下主要工作內容

          一、合理收集需求與定義,控制好項目范圍邊界

          系統的需求范圍直接與需求相關,需求收集分析、邊界控制的不到位導致項目實施過程中范圍不斷“蔓延”是信息系統項目失敗最常見的原因之一。因此明確項目需求,做好項目范圍定義,明確項目范圍包含哪些內容,不包含哪些內容,確保范圍的明晰化是項目范圍管控中至關重要的工作。

          項目范圍很大程度上決定了項目的進度、成本、風險等因素,鑒于該項目范圍很多方面由其他公司控標所為,我方中標后立即與甲方項目負責人及監理公司項目負責人取得了聯系、以需求調研的名義召開了項目需求研討會,會上我們邀請了幾位本市德高望重的專家,通過數據鐵籠精神深入解讀、業務需求探討等方式,經過專家充分論證,獲得各方同意的前提下適當的縮減了很多原有不合理或不易實現或是他方故意埋坑的需求。最終編制輸出了項目范圍說明書并通過了建設方、監理、大數據辦、紀委、公司項目組的多方會審批準。

          二、創建高質量WBS,為進度規劃、成本控制做好基礎

          WBS是項目進度規劃、成本規劃等項目管理過程的重要輸入,高質量的WBS使得項目管理有依據,項目團隊的工作目標變清晰。由于WBS分解涉及到將要開展的具體工作,所以將來要做這些工作的項目成員最有發言權,我讓各子系統組長和骨干成員都參與到WBS的分解中。實踐證明這樣做既符合后續軟硬件設計、編碼、實施人員的實際水平,又能得到他們最大程度的認同。我們進行WBS分解時制定了如下原則:在各層次上都保證項目的完整性;一個工作單元只從屬于一個上層工作單元;相同層次的工作包應有相同性質;工作單元應便于資源估算和歷時估算,從而對進度和成本的進行良好的控制;工作包一般不大于80小時;采用滾動波式規劃,近期的工作盡可能粒度細致,遠期工作可以適當粗放。據此我們的WBS分解成四層,第一層是按照子系統劃分的,包括九個子系統和項目管理;第二層是按定義需求、設計、編碼、測試、驗收等生命周期來劃分的;第三層是對第二層的進一步細化,比如定義需求又分成需求調研、需求分析、需求定義和需求驗證等;第四層是對第三層的進一步細分,比如需求調研又分成客戶現場訪談、會議、建立原型等。對于WBS中工作單元的細節信息,我們在WBS字典中加以描述。最后我們將項目范圍說明書、WBSWBS詞典裝訂成冊形成項目范圍基線。 

          三、及時進行范圍確認,確保進度控制、降低風險

          范圍確認是客戶等項目干系人正式驗收并接受已完成的項目可交付物的過程。也稱范圍確認過程為范圍核實過程。項目可交付成果、子功能被開發出來之后,我們項目組內部先對其進行評審和測試。通過后,把這些成果交付給客戶,和客戶及監理方一起按范圍基準、質量標準等要求進行范圍確認。由于該項目范圍廣、功能點多,我們找客戶、監理方進行局部范圍確認的頻次較高,非里程碑點一般通過當面交流的方式,在里程碑點一般舉行較為正式的會議。對于局部范圍的確認,我們主要是邀請客戶、監理方參與評審和測試驗證;對于全局范圍的確認,主要由糧食局、監理單位、市委大數據辦、市紀委及技術專家組進行綜合評審。 雖然這樣做增加了不少工作量,但對于進度控制、降低風險、提高質量大有裨益。

          四、范圍變更控制是成本控制、進度控制的有效保障

          為了保障項目實施進度、成本可控,必須嚴格把控項目的變更控制。既要在維護好客戶關系的前提下盡可能少的進行范圍變更,又要杜絕項目內部人員出現鍍金行為。首先在變更控制流程制度方面,我們提前設置了一些“障礙”:任何人員提出變更申請時必須填寫《變更申請表》并提交變更控制管理委員會(CCB),CCB由糧食局項目負責、監理公司項目負責人、市委大數據辦項目負責人、紀委相關領導負責人、3名專家及我方變更控制負責人組成,提交后必須經CCB全體成員上會討論審批后方可通過并予以實施驗證。變更發起人意識到所有CCB成員上會論證時間周期較長也不一定能夠通過,同時針對變更發起人我們也安排我方能言善辯之人與之充分溝通,通過打比方、舉例子讓他認識到變更可能引起的進度延期、質量下降、系統BUG、行政追責等不良后果,通過認真聆聽、肯定對方想法、贊美其盡職盡責有遠見等方式,在給對方充分面子的基礎上想盡辦法撤回不合理、或短期難以實現的變更申請。對于審批通過的變更申請要按照既定計劃盡快予以實施并經監理、客戶方、我方質量部門人員驗證,盡量降低變更引起的各種負面影響。對于變更實施的結果及時匯報反饋給相關項目干系人。

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,在項目范圍管理方面進行有效的范圍定義、工作分解、范圍確認、范圍控制等活動,為項目進度管控、成本管控、質量管控、風險管控的奠定了重要基礎。


           

          3、 項目時間進度管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是項目時間進度管理方面通過活動定義、活動排序、活動資源估算、歷時估算、制定進度計劃、進度控制等活動措施保障了項目的順利實施。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效的時間進度規劃及控制是項目按時交付、成本管控、質量管控、風險管控的重要保障。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整,實事求是的原則下在時間管理方面作了以下主要工作內容

          一、活動定義

          活動定義是確定完成項目實施必須進行的各項具體活動和工作內容,在項目范圍定義結束后,我們開始創建工作分解結構WBS和制定詳細的進度表,準確的活動識別定義是制定進度表的基礎,對于項目進度管理十分關鍵,為了保證分解活動能夠全面覆蓋,我們根據項目范圍說明書、WBS,參考組織過程資產、歷史經驗數據結合本項目的特點采取自上而下法進行工作包的分解,期間我們采用“滾動波”式規劃法進行活動識別定義,近期要完成的工作活動必須要清晰明確、責任到人,最終形成完整覆蓋的活動清單。

          二、活動排序并識別關鍵路徑

          根據活動的定義,我們將所有活動進行了排序。首先分析活動之間的緊前、緊后關系確定活動之間的依賴關系,不僅要分析項目活動之間的必然依存關系、人為依存關系,還要分析項目活動的外部依存關系,更要明確項目的里程碑事件。然后通過前導圖(PDM)的方法將所有活動間的依賴關系整理編制成項目網絡圖,并識別出關鍵路徑?;顒优判蚣袄锍瘫录_定事關重大,因此我組織召開了一次由團隊成員、技術和業務專家參與的會議,會上詳細審議了我們的網絡圖初稿,進行了適當的修正,并更新了項目活動清單。

          三、活動資源估算與歷時估算

          在工作活動分解完成后,為保證有充足的資源和時間去完成,我組織召開了會議,會議邀請團隊所有成員以及技術和業務專家參與,因為此項目諸多子系統我以往主持管理的項目存在大量類似的功能模塊,所以我們分別采用了類比法和德爾菲法進行了資源估算和歷時估算。兩種方法均采用自下而上的方式對活動、工作包、控制賬戶等進行估算。為了保證估算的準確性,為進度管控、人力資源管控、成本管控等活動奠定堅實基礎,我們對二者數據結果進行匯總對比,首先分析出二者估算結果偏差較大的活動,進行原因分析,對于大家認識不夠明確的因素進行重申再次用三點估算法進行二次估算。其次對于差別不大的活動采用二者平均值作為最終的估算結果。最后匯總報送相關干系人審批,并把結果予以分發。

          四、制定進度計劃并實施

          我們以定義的項目活動和網絡圖(PDM)為依據,使用MS Project 2013生成甘特圖和項目進度計劃粘貼于項目公告欄并分發給項目干系人。在制定詳細的進度計劃表時,我們針對每一項任務都制定嚴格的任務工作量、開始時間、持續時間、結束時間,讓每個小組成員知道自己所承擔的任務時間表。小組成員根據自己的任務制定更為詳細的工作計劃,并由組長進行審查指導。具體執行過程中,項目計劃實施過程中,我要求各項目組成員無論資歷老少、都要嚴格按照自己的角色、崗位職責要求,認真嚴格執行各項工作計劃內容,不理解、不明白、不清晰的內容要及時請示匯報,全面杜絕不懂裝懂、各種瞎琢磨、閉門造車的現象,通過大家共同遵守項目實施守則及KPI績效考評獎罰制度來整體上保障項目如期進行。

          五、進度控制與變更管理

          為了保障項目實施進度、成本可控,必須嚴格把控項目的變更控制。我每周都要進行項目實施績效的統計分析與各項計劃對比及時發現進度偏差、成本偏差、質量偏差等并分析原因采取糾正措施,例如通過掙值計算EV、PV、AC、SPI、CPI等數據信息對項目進度績效度量、成本績效度量。特別重視時間進度的偏差,只允許提前,不允許落后計劃,并且要求各關鍵路徑活動負責人加強風險預測,對于可能影響進度的事項提前分析應對,內部不好解決的及時申報公司專家組予以支持。對于確實因為不可預料的因素導致延期的必須通過趕工方式進行彌補糾正。對于趕工的活動內容因為工作強度的原因極有可能出現質量下降的情況,因此測試組成員及其他質量控制成員要更加嚴格執行相應的質量保證措施,保證項目的高質量實施。除了內部分析控制以外,還定期向各方項目干系人及時匯報項目實施進度、聽取他們的意見建議,以便保持良好的溝通關系。

          變更控制方面,既要在維護好客戶關系的前提下盡可能少的進行范圍變更,又要杜絕項目內部人員出現鍍金行為。首先在變更控制流程制度方面,我們提前設置了一些“障礙”:任何人員提出變更申請時必須填寫《變更申請表》并提交變更控制管理委員會(CCB),CCB由糧食局項目負責、監理公司項目負責人、市委大數據辦項目負責人、紀委相關領導負責人、3名專家及我方變更控制負責人組成,提交后必須經CCB全體成員上會討論審批后方可通過并予以實施驗證。變更發起人意識到所有CCB成員上會論證時間周期較長也不一定能夠通過,同時針對變更發起人我們也安排我方能言善辯之人與之充分溝通,通過打比方、舉例子讓他認識到變更可能引起的進度延期、質量下降、系統BUG、行政追責等不良后果,通過認真聆聽、肯定對方想法、贊美其盡職盡責有遠見等方式,在給對方充分面子的基礎上想盡辦法撤回不合理、或短期難以實現的變更申請。對于審批通過的變更申請要按照既定計劃盡快予以實施并經監理、客戶方、我方質量部門人員驗證,盡量降低變更引起的各種負面影響。對于變更實施的結果及時匯報反饋給相關項目干系人。

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,在項目時間進度管理方面進行有效的活動定義、活動排序、資源估算、歷時估算、時間規劃、執行、控制等活動,為項目按時交付、成本管控、質量管控、風險管控的重要保障。


           

          4、 項目成本管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是項目成本管理方面通過成本估算、成本預算、成本控制等活動措施在保障項目的順利實施前提下合理控制各項支出降低費用,提高效能。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效的成本規劃及控制是企業項目利潤的保障,團隊績效的根本源頭,維持公司長久發展的主要動力。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整,實事求是的原則下在成本管理方面作了以下主要工作內容

          一、成本估算

          為保證項目按期交付,有充足的資源和時間去完成,我組織召開了會議,會議邀請團隊所有成員以及技術和業務專家參與,因為此項目諸多子系統我以往主持管理的項目存在大量類似的功能模塊,所以我們分別采用了類比法和德爾菲法進行了資源估算和歷時估算。兩種方法均采用自下而上的方式對活動、工作包、控制賬戶等進行估算。為了保證估算的準確性,為進度管控、人力資源管控、成本管控等活動奠定堅實基礎,我們對二者數據結果進行匯總對比,首先分析出二者估算結果偏差較大的活動,進行原因分析,對于大家認識不夠明確的因素進行重申再次用三點估算法進行二次估算。其次對于差別不大的活動采用二者平均值作為最終的估算結果。另外對于硬件設備的成本估算我們采用了資源單價的估算方法。成本估算為成本預算提供了一個完整的框架和堅實的基礎。只有成本估算工作做得全面扎實,成本預算才能更準確。

          二、成本預算

          根據成本管理計劃,我結合數據鐵籠項目特點,以及公司對項目的要求,制定了切實可行的項目預算。我將得到批準的項目估算總成本,逐項分攤到每一個工作包中,為每一個工作包制定具體的項目預算,并且對于相對復雜的工作包還制定了成本控制標準,確保項目所有工作包預算累加和不超過項目總體預算。在此基礎上將每一個工作包的預算再次分攤到每一項活動中以確定每一項預算的支出時間,最終形成項目時間點對應的項目預算累計支出,形成項目預算支出計劃。在項目預算過程中我使用了成本總計方法,將WBS每一個工作包的預算累計成為WBS上一級的預算金額,最終累計成為項目成本基線??紤]到不可預料的風險因素,在成本基線的基礎上按照10%的比例進行了管理儲備的計提,形成項目預算編制初稿報請相關項目干系人審批。

          三、成本控制

          成本控制的目的是在項目整個生命周期內使項目各項活動按照成本管理計劃完成,對項目實施過程中發生的實際成本和項目預算進行對比,檢查、糾正,盡量使項目的實際成本控制在成本計劃和成本預算之內的管理過程。

          項目計劃實施過程中,我要求各項目組成員無論資歷老少、都要嚴格按照自己的角色、崗位職責要求,認真嚴格執行各項工作計劃內容,不理解、不明白、不清晰的內容要及時請示匯報,全面杜絕不懂裝懂、各種瞎琢磨、閉門造車的現象防止成本超支或進度超期,通過大家共同遵守項目實施守則及KPI績效考評獎罰制度來整體上保障項目如期進行。為了保障項目實施進度、成本可控,必須嚴格把控項目的變更控制。我每周都要進行項目實施績效的統計分析與各項計劃對比及時發現進度偏差、成本偏差、質量偏差等并分析原因采取糾正措施,例如通過掙值計算EV、PV、AC、SPI、CPI等數據信息對項目進度績效度量、成本績效度量。特別重視成本績效的偏差,并且要求各關鍵路徑活動負責人加強風險預測,對于可能影響成本變化的事項提前分析應對,內部不好解決的及時申報公司專家組予以支持。對于確實因為不可預料的因素導致或延期趕工導致的成本上升要及時分析原因,防止出現同樣的問題。對于節省成本提前完成的工作也要分析其工作思路、方法、工具技術等,可以復制推廣的知識要通過團隊建設等工作活動及時傳遞到所有項目小組成員,并對效能高的人員予以表揚及物質獎勵,激發大家的潛能為提高效能、節約成本,按時保質的完成工作而奮斗。

          當項目實際成本與預算偏差超過3%時,立即啟動成本控制預警機制上報公司成本控制部門及專家組,協助項目組深入分析問題、解決問題,通過成本變更申請、成本變更審批及成本變更執行等程序完成成本變更,修改成本基線計劃及項目成本預算計劃。并報送項目各方相關干系人。

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,在項目成本管理方面進行有效的成本估算、成本預算、成本控制等活動,真正做到成本的有效管控,成為企業項目利潤的保障,團隊績效的根本源頭,維持公司長久發展的主要動力。

          本次項目中成本管理我們也有些工作不到位的地方,以后需要多加注意。例如:成本估算中對于成本科目還可進一步細化,掙值計算對于未完成的活動成本預測工作不夠深入。如果對于以上方面能夠更好的總結和提高,在今后的項目成本管理過程中成本管理水平將得到不斷提高,真正達到融會貫通的目標。


           

          5、 項目質量管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是項目質量管理方面通過制定質量管理計劃、實施質量保證活動、質量控制等活動措施保障了項目的順利實施。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效質量規劃執行及控制是項目按時交付、成本管控、質量管控、風險管控的重要保障。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整,實事求是的原則下在質量管理方面作了以下主要工作內容

          一、制定質量管理計劃,規劃質量管理

          成功的項目必須在約定的時間、范圍、成本及質量要求下,達到相關干系人的期望,作為項目經理我深知預防勝于檢查的重要性,要做好項目的質量管理,一個切實可行的質量管理計劃必不可少。  

          編制質量管理計劃就是要識別與項目相關的質量標準以及確定如何滿足這些標準。

           1.依托公司CMMI3、ITSS等質量管理過程域的具體要求,梳理符合項目要求的質量指導手冊、規范及標準文件,并結合項目實際情況,裁剪《項目質量管理計劃》、《檢查表》、《評審記錄》等標準模板。

           2.在制定質量管理計劃時,我與項目組的專職QA人員反復商討,根據項目招標文件、技術規范書、范圍說明書等文件,完成項目質量目標的初步確定,如IT資源覆蓋率達85%;業務流程按ITSS流程100%落地執行;系統故障率小于5%;用戶滿意度不低于95%等。 

          3.為方便QA及時驗證項目中的活動是否滿足質量要求,我和QA一起對照著項目的需求、設計、編碼、測試、發布等關鍵里程碑,依次列出了每個里程碑對應的檢查項,完成編制《檢查表》。 

          4. 編碼規范.參照公司《JAVA編程規范》

          5. 測試控制流程 ⑴建立Bugfree Bug管理系統,定義Bug處理流程(開發人員-組長-測試人員-開發人員);⑵開發人員將已開發完成的并可進行測試的功能在Bugfree Bug系統中進行登記并提交至組長;⑶組長登錄Bug管理系統中及時進行業務測試,如有問題,在每天下班前的例會中及時提出來,開發人員再利用加班時間進行調整;⑷經組長測試完成的模塊經Bug管理系統提交至測試負責人,測試小組再仔細測試模塊,如有問題則反饋回開發人員進行修改;⑸測試負責人每周形成一次測試報告,并將測試報告以郵件的形式發送至客戶等項目相關干系人。 

          6我邀請公司領導、客戶代表、項目組成員等一起參加《項目質量管理計劃》評審會,會上我們發現用戶的某些要求與上級文件規定有沖突,對此進行了調整修訂,并對質量計劃中的相關角色、職責、過程、檢查程序等進行了詳細說明,會后讓每個人進行了簽字確認。      

          二、實施質量保證活動 

          質量保證貫穿于項目的整個生命周期,它包括所有有計劃地、系統地為保證項目能夠滿足相關的質量標準而建立的活動。為了達到質量標準和目標,在項目實施過程中實施了如下保證活動: 

          首先我向公司申請在項目組配備了經驗豐富的QA、CM、開發人員和測試人員,分別成立了質量保證組、配置管理組、開發組和測試組,這些人員都曾參與過多個大型項目,經驗豐富,有助于在項目里及時發現質量問題。 由于懂業務的不懂技術,懂技術的不懂業務,在這種局面下項目風險很大,一旦開發人員沒有理解業務去開發,將導致嚴重的返工,最終影響項目進度為了及時了解團隊成員工作中遇到的問題,本人約定每日下班后舉行例會,每個成員都談談工作完成情況以及在工作中遇到的問題,對遇到的問題,大家一起討論形成解決方案,形成會議記錄 。

          其次加強質量審計,由于項目的模塊多,功能復雜,數據量又比較大,我們每完成一個功能模塊的需求、設計、開發、測試等,我們都要求項目相關人員參與評審,在會上記錄大家的意見,討論出現的偏差,分析原因,提出解決措施,QA人員會全程跟蹤并記錄并通知相關人員,如此反復進行直到各方達成一致,直到問題得到解決。如果出現的偏差超出項目組范圍,QA人員會及時上報公司高層,由高層領導決策。QA人員每個月還集中組織對項目文檔進行技術評審,涉及到技術難關我們還邀請公司資深技術專家或其他項目經理參與,幫助項目組成員發現問題,提出建議,解決問題。  

          最后規范變更控制流程,約定項目組成員不得私下處理變更,所有變更必須書面提出申請,經過評估、決策、實施、驗證等標準流程執行,由配置管理員通過CVS建立開發庫、受控庫、產品庫,合理分配訪問權限,統一控制和管理項目變更,每月定期提交《配置管理報告》。 

          三、質量控制 

          根據團隊成員每天的工作績效信息,觀察、分析項目實施過程的實際情況,對項目實施情況進行跟蹤監測、檢查,并將監測的結果與計劃或標準比較,發現并分析偏差,及時采取糾正或預防措施.  

          在編碼階段,加強對編碼的復查,因為在實際工作中,大量的代碼寫入,程序員難免會發生錯誤。在修改代碼的時候,我要求其他同事必須對代碼進行復查,至少在2人復查后,方可提交代碼。這樣雖然降低了工作效率,但是保證了產品的質量。并降低了變更的風險。減少了測試小組的工作量。 同時根據需求規格說明書投入大量時間和專業人員編寫測試用例并通過評審,先后完成了項目的單元測試、集成測試、系統測試,并且我要求各小組在送測之前,先進行小組內部進行測試,內部測試發現問題后,小組內部進行修改。在保證上一次測試的問題解決并沒有副作用后,再發布正式版本送測。這樣提高了測試的效率,也減少了修改的工作量,同時雙重確保了產品的質量。 我們還集中了一部分用戶在實際運行環境中對項目功能模塊完成了現場測試,并要求嚴格做好測試記錄。每個月測試小組會根據測試記錄對在測試中反復出現的bug,采用直方圖、帕累托圖等分析產生bug的主要原因,及時告知開發人員,避免重復出現,bug及時消缺后進行回歸測試,以免產生二次bug。項目驗收時,我們還邀請第三方測試機構完成了項目的全面性測試,出具了第三方測試報告,該報告也作為了項目順利驗收的重要依據。  

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,在項目質量管理方面進行有效的制定質量管理計劃、實施質量保證活動、質量控制活動等措施,為項目按時交付、成本管控、質量管控、風險管控等提供重要保障。


           

          6、 項目人力資源管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是人力資源計劃編制、項目團隊組建、項目團隊建設、和項目團隊管理等活動措施保障了項目的順利實施。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效的項目人力資源管理是項目按時交付、成本管控、質量管控、風險管控的重要基礎。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整,實事求是的原則下在人力資源管理方面作了以下主要工作內容

          一、人力資源計劃編制

          人力資源計劃編制是決定項目的角色、職責以及報告關系的過程。凡事預則立,不預則廢,一個好的計劃是事情成功的開始,擁有謹慎和清晰的計劃必然能夠更有效地做好成本管理。在制定計劃時,我多次召集人力職能部門的專家進行開會討論,然后與項目中提前預分派的成員一起完成這個計劃的制定。項目組成員在參加計劃編制中踴躍發言,提出了許多有建設性的意見,使我們的計劃更加翔實完善。這不僅提升了項目組成員的責任感和滿意度,也讓他們更全面深刻的認識到了團隊與合作的重要性。

          本項目采用了項目型組織結構,我們使用層次結構圖描述了團隊中成員的角色和關系。我根據項目的實際情況,對項目組成員進行了分工,軟件開發人員8人,質量控制和測試人員4人,配置管理員1人,行政商務人員1人,加上需求調研和作為項目經理的我,整個團隊一共有15人。同時,我們還在人力資源計劃中明確了時間表、人力資源釋放標準、培訓需求、認可和獎勵等內容。

          二、組建項目團隊

          組建項目團隊就是獲得人力資源的過程。項目團隊的組建是整個項目的關鍵,一個好的團隊就能做出一個好的項目,因此我們必須確保所選擇的人力資源可以達到項目的要求。在人力資源計劃編制完成后,我就馬上投入到了團隊組建工作中。按照人力資源計劃,我們至少需要15名人員,而從戰略意義上看,本項目建設意義重大,不僅是政府的政績工程,也是我們的政績工程,做好本次實施后期還可能承接更多其他部門的數據鐵籠建設,且本項目質量要求很高,因此被定為較高的優先級,我們可以獲取的資源就比較多。通過和一些技術較強的員工溝通交流,我采用了多標準決策分析技術,確定兩名資深高級工程師是最優選擇數量,因為技術較強的員工管理成本較高,二是我通過和職能部門的談判中可以爭取到其它資源,我們不需要最厲害的,只需要最合適的人員即可,這樣節省下來的高級人員固定開支可以部分使用在團隊的建設上。

          三、項目團隊建設

          團隊建設的主要目的是提高團隊的整體戰斗力,從而提高項目的績效。從團隊經歷的五個時期看,我的主要目標就是讓團隊盡快從形成或震蕩階段進入到規范或發揮的階段中,因此我采用了幾個措施:

          1.使用PDP性格測試,這是一個比較科學的性格測試方法,通過對團隊成功的測試后從而可以很好的熟悉每個成員的性格,在后面管理工作中更具有針對性。

          2.項目實施守則,它的作用是可以減少管理或溝通的成本,有助于減少誤解和提高生產力。當然這個規則也是通過向團隊成員提出換位思考而制定的,比如確定上下班時間、在一起集中辦公等,規則確定之后,我就要求大家務必遵守,嚴格考勤。

          3.培訓、團隊活動,這里包含了多個方面,也是一個組織最基本的團隊建設方式。根據我多年帶團隊經驗,一個人會愿意在一個團隊中長久工作并且時刻努力為之貢獻,有兩個原因:一是能學到東西,二是工作開心并且能賺錢。根據赫茲伯格的雙因素理論,保健因素只會出現不滿和沒有不滿,而激勵因素是可以帶來積極的作用,比如成長和發展就是屬于激勵因素,為了團隊成員的職業化發展,我經常和各職能部門經理進行聯系,不時請各部門專家或優秀員工前來為大家培訓,內容不局限于軟件開發,還包括各項工作和生活技能。

          4.認可與獎勵

          由于該項目從正式啟動到上線工期較緊,且中間經歷了春節假期,給項目的進度控制帶來的較大的壓力。這時人心浮躁滿腦子都是歡度春節的事情,長期強制項目組加班,不僅會增加大量成本,而且容易引起項目成員的抵觸情緒,工作效率也會比較低。因此本人在可支配的權限范圍內,給項目組承諾,只要按時或提前完成里程碑任務的小組,均可自行組織娛樂活動并且獲得一定的物質獎勵,同時給假期加班的成員向公司申請了樂于奉獻的春節紅包獎勵。因此各小組在遇到進度落后的情況下,都自行安排加班,成員之間也經?;突ブ凸膭?,在歡樂祥和的氣氛中為項目做出了重要貢獻。

          四、項目團隊管理

          項目團隊管理主要是關注團隊的行為、管理沖突、解決問題和評估團隊成員的績效。對于團隊成員的行為,一定要多注意觀察,一旦發現情緒不對,需要及時進行非正式的談話,了解背后真實的原因,以便提供疏導和幫助。對于成員之間的沖突,更要及時妥善處理,防止影響擴大化,對項目組造成不可控的風險。處理沖突的原則是要做到對事不對人。

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,在項目團隊管理方面進行有效的人力資源計劃編制、項目團隊組建、項目團隊建設、和項目團隊管理等活動措施,為項目按時交付、成本管控、質量管控、風險管控提供重要保障。


           

          7、 項目溝通管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是項目溝通管理方面通過細分干系人類型,編制針對性的溝通管理計劃;規范信息發布工作,及時科學編制績效報告;針對不同類型特點,有效做好干系人管理工作等活動措施保障了項目的順利實施。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效的項目溝通規劃及施行是項目按時保質的交付、降低風險達到各方共贏的重要保障。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整。

          根據以往的項目經驗, 大型項目的溝通管理經常出現的問題有以下幾點: 溝通管理計劃制定得過于寬泛籠統,針對性不強,干系人滿意度較低; 信息發布和績效報告工作流于形式,發揮不了有效溝通的作用; 項目干系人各自站在自己角度考慮問題, 溝通不暢導致沖突發生。針對以上現象,本人作為該項目的項目經理,重點加強了制定溝通管理計劃、信息分發與績效報告編制、項目干系人管理等方面的工作。在實事求是的原則下在項目溝通管理方面作了以下主要工作內容

          一、細分干系人類型,編制有針對性的溝通管理計劃

          由于這個項目中涉及到的干系人非常多,也比較復雜,他們對項目的期望和項目結果的關注度不同,所以在編制項目溝通計劃時需要首先針對干系人進行分類。針對本項目,我將干系人分為五類: 一類是甲方總部和各分支機構的主管領導, 以及我們公司的上級主管領導, 他們主要關注項目整體情況, 跟他們的溝通以里程碑評審會和月度正式項目報告為主;二類是甲方委派參與項目的工作人員和監理公司,他們除了一類干系人比較關注的內容外,也比較關注各方面的細節情況, 因此給他們補充了詳細的項目周報告; 三類是各個子項目的負責人和公司內部質量控制人員、技術專家、PMO 人員,他們作為項目團隊執行層面的核心成員,我們采取周例會、專題會議、專題報告的方式,溝通各方面的信息,解決各種問題;四類是公司內部研發中心及工程實施部派出的普通項目團隊成員,因為項目規模比較大, 所以他們只需要了解各自負責工作的相關信息及關聯性信息即可, 主要由子項目負責人起到信息上傳、下達的作用;五類是負責提供硬件設備的第三方公司人員,他們只需要了解他們各自承擔的供貨任務,由相關接口人做好溝通工作。同時,在項目溝通管理計劃中,又進一步細致的描述了干系人溝通方式、所需信息內容、詳實程度、送達方式、保密要求等等規范,并經所有干系人一致認可后發布執行。

          二、規范信息發布工作,及時科學編制績效報告 

          根據項目溝通管理計劃中區分的五類干系人, 采用了不同的信息發布模式, 同時規范使用了不同類型的績效報告模板。對于一類干系人,在每個月末將項目的進度情況、本月內產生的各種會議評審報告,由我主要采用當面送達的方式進行發布,多采用兩頁紙以內的摘要型報告模式。對于二類干系人,每月末和每周末將項目完成的功能、進度、質量情況等信息,以及各內部評審的會議報告進行匯總,采用郵件的方式進行分發。對于三類、四類干系人,因為身處項目團隊集中辦公環境中,所以將周例會報告、項目各技術評審報告、項目所有技術文檔、管理文檔等,由配置管理人員即時更新到團隊共享的項目管理數據庫中, 項目成員根據不同的權限和角色可以隨時進行檢索和查看。 對于第五類干系人, 由項目采購接口人以采購單和任務通知書的方式, 傳遞相關信息。 績效報告主要為了定時進行工作的匯報,與指定的進度、成本、質量、范圍等基準進行比較,找出實際與計劃之間的偏差。

          三、針對不同類型特點,有效做好干系人管理工作 

          需要針對項目中不同干系人對于項目的影響程度,以及干系人的不同類型特點進行管理。對于一類干系人,溝通中需要匯報其所關注的要點,如進度狀況、成本情況、質量問題等,力求簡明扼要,尤其是對他們所提出的意見和建議,認真記錄、及時反饋,以期望得到他們的認可與支持。對于二類干系人,因為他們對于項目實施中的細節比較了解,也能體會到工作的難度, 所以需要跟他們建立親密的互信與伙伴關系, 甚至有些時候面對一類干系人不合理的要求時,也需要二類干系人幫助做說服工作。對于三類干系人,主要都是實際業務負責人,對項目管理的業務流程方面有一定的權威,需要采用虛心的態度,遇到問題共同探討,建立團隊內部融洽的合作關系。對于第四類干系人,他們是實際執行工作的主體,也是各方面信息采集的源頭,因此采用嚴謹、規范的制度、寬松的工作氛圍和適當的獎勵方法,來提升他們的積極性。對于第五類干系人,一方面在外包合同的框架內,要求他們認真履行職責,另一方面當他們遇到困難或問題時,也要積極幫他們協調解決。 

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,通過細分干系人類型,編制針對性的溝通管理計劃;規范信息發布工作,及時科學編制績效報告;針對不同類型特點,有效做好干系人管理工作等活動,進行有效的項目溝通規劃及施行是項目按時保質的交付、降低風險達到各方共贏的重要保障。


           

          8、 項目風險管理

          【摘要】

          2017年初,我參與了某市糧食局數據鐵籠系統項目建設,擔任項目經理。該項目主要落實李克強總理:“把權力關進籠子里”的會議精神,主要包含四個業務子系統,四個數據鐵籠分析子系統,及一個數據綜合展示門戶子系統。系統建設過程中在項目管理方面,我綜合運用了項目整體管理等九大領域的知識體系、管理工具和技術。特別是項目風險管理方面通過制定風險管理計劃,識別項目風險,風險定性分析、定量分析,制定風險應對計劃及風險監控等活動措施保障了項目的順利實施。通過理論結合實踐的方式得出以下結論:有效的項目風險識別分析并采取應對措施及監控是項目按時交付、成本管控、質量管控的重要保障。

          【正文】

          目前中央大力反腐的形勢下,某市委充分發揮本地大數據建設的優勢,提出了在黨政機關范圍內全面建設數據鐵籠的要求。市糧食局作為首批試點單位,市委提出了高度的質量要求和嚴格的進度要求,因此項目意義影響非常重大。該項目計劃投資260萬元,交付周期90工作日。主要包含四個業務子系統,分別是:糧食審批管理系統、糧食執法管理系統、綜合事務管理系統、統一移動辦公系統,四個數據鐵籠分析子系統分別是:審批行為分析系統、執法行為分析系統、行政效能分析系統、三重一大監督系統,及一個綜合數據展示門戶系統。我公司憑借綜合優勢成功中標。響應標書要求,基于J2EE框架進行開發建設,綜合運用Web、APP等先進技術,在BPM系統上搭建基于B/S架構的業務系統;數據庫系統方面選用當前較為流行的MySQL產品。

          該項目系統與我之前主持管理建設的執法管理業務系統有諸多類似的地方,也有全新的業務系統,并且較其他系統更為復雜。主要有以下幾個方面:其一、本次項目干系人眾多主要涉及有市委大數據辦、糧食局、市紀委、監理公司單位人員,必須達到多方滿意。其二、交付周期異常嚴格,否則承擔相應的損失及數額不菲的違約金。為了保證項目順利實施,按期高質量的交付,我們必須全面落實項目管理體系的各項要求,參考以往類似項目的組織過程資產、歷史數據,針對此項目特點進行適當裁剪調整。

          該項目組織構成復雜、干系人面廣人多、技術難度高,而且涉及新的業務領域,風險之大可想而知。因此,在該項目中,我充分重視了風險管理,按照項目風險管理理論,通過計劃編制、風險識別、風險分析、風險應對、風險監控等方法,有條不紊地完成了該項目。具體來說,我是按照以下基本的管理過程來進行風險管理的。 
             
          一、制定風險管理計劃,識別項目風險。

          謹慎、清晰的計劃能夠提高風險管理過程的成功概率。因此,我們采用會議的方法來制定風險計劃,所有的項目干系人代表都被邀請參加了風險管理計劃會議,全面地考慮了風險對項目的影響,確定如何為該項目處理和執行風險管理活動。在計劃中,具體描述了基本的風險管理活動(如每15天召開一次風險評估會議),根據項目管理理論和我公司的項目實踐,定義了項目中的風險管理過程,估計了風險管理的時間表和費用,并把風險管理活動納入了項目計劃,把風險管理費用納入了成本費用計劃。

          根據項目的實際情況,我們把項目中的風險劃分為技術風險、團隊風險、外部風險三大類,采用風險分解結構(RBS)形式列舉了已知的風險,把技術問題的解決、需求和范圍定義不清、WBS分解粒度不夠細化、用戶參與不足、缺乏領導支持、等作為項目計劃階段的主要風險事件。在識別了上述風險后,我們還確定了這些風險的基本特性,引起這些風險的主要因素,以及可能會影響項目的方面,形成了詳細的風險列表記錄. 
             
          二、對風險做定性和定量分析,評估風險的影響。

          我們根據風險管理計劃中的定義,確定每一個風險的發生可能性,并分析每一個風險對項目的影響,包括對時間、成本、范圍等各方面的影響。其中不僅僅包括對項目的負面影響,還分析了風險帶來的機會。在這個過程中,我們還是采用會議的方式來進行的。不過,在風險分析的會議中,除了有關項目干系人外,我們還邀請了相關領域的專家參加,以提高分析結果的準確性。例如,對于移動應用、電子簽章、工作流等技術類風險的分析,我們就邀請了業內著名的專家參與評估。在確定了風險的可能性和影響后,接下來需要進一步確定風險的優先級,風險優先級是一個綜合的指標,其高低反映了風險對項目的綜合影響。我們采用了風險優先級矩陣來評定風險優先級的,最后得出的結果是公文數據安全的風險排在第一位,該風險的可能性很高,影響也很大。 

          對已知風險進行定性分析后,我們還進行了定量分析,定量地分析了各風險對項目目標的影響.在這個過程中,我們采用了專家評估的方法,組織相關成員對項目進行樂觀、中性和悲觀估計,同時,也利用了我公司歷史項目的數據,用來輔助評估.進行定量分析之后,更新了風險記錄列表。 

          三、制定風險應對計劃編制,加強風險監控。

          根據定性和定量分析的結果,我們對已識別的風險,制訂了應對計劃。對不同的風險,采取了不同的應對措施和緩解計劃,對每個計劃都制定了責任人。我們定期對已經識別出的風險的狀態進行跟蹤,監控風險發生概率和影響度的變化。在這個過程中,主要采用了偏差分析、項目績效分析和監控會議的方式來進行的。監控風險發生標志,更深入地分析已經識別出的風險,繼續識別項目中新出現的風險,復審風險應對策略的執行情況和效果。根據目前風險監控的結果修改風險應對策略,根據新識別出的風險進行分析并制定新的風險應對措施等。 

          對于一些技術風險,例如移動辦公方案的確定上,我們根據蘋果、安卓、windows等三款不同的操作系統的手機開發了公文審批的POC原型,給領導和用戶進行演示,在術評審會我們還邀請了第三方專家參與,對各種方案進行比選和、決策分析和測評。通過這些方式,一來有效的保障了階段性開發的質量;二來可以最大程度的得到用戶的理解與支持;三來將項目整體風險化整為零。 

          四、加強主要風險的追蹤,在各個階段保持良好的風險意識。

          我們把需求和范圍定義不清、WBS分解粒度不夠細化、用戶參與不足、缺乏領導支持、技術問題等作為項目的主要風險事件,按級別排序張貼在公告欄上。事實表明,這種做法效果明顯。特別是客戶方面,我定期把風險事件列表通過Email發給客戶方項目負責人和主管領導。公司高層也對項目的質量狀態和風險情況很關心,多次出現在項目例會和階段性評審會議上。 由于有效的風險控制,加之領導的重視,項目小組人員受到鼓舞,士氣高漲,積極性和自信心明顯增強,使得項目得以順利實施。 

          通過項目組成員的緊密協作配合,歷時78個工作日提前交付系統,試運行3月無重大問題,正式運行至今使用情況良好。取得了市委評定的“數據鐵籠標兵工程”榮譽稱號。該項目成功實施主要得益于項目整體的統籌管理基礎上,在項目質量管理方面進行制定風險管理計劃,識別項目風險,風險定性分析、定量分析,制定風險應對計劃及風險監控等活動措施是項目按時交付、成本管控、質量管控的重要保障。


           

          9、 項目采購管理

          【摘要】

          本文以我負責實施的山東某高校大型數字化校園系統工程為例,探討了信息系統項目的采購管理在項目實施過程中的重要性。并分別論述了項目采購計劃的編制、項目采購的時機和方式,以及項目采購的外包管理。在該項目的實施過程中,我作為承建方的項目經理參與了項目的采購管理工作。我在項目的采購管理過程中,科學地運用了信息系統項目采購管理的一般知識及其指導方法,有效地制定了項目采購計劃并保障其順利實施,降低了項目的成本,順利地完成了項目。 

          【正文 

          項目采購管理是從項目外采購所需產品和服務的過程。通過流程化、標準化的采購管理和運作,運用高效合理活動,可以達到降低成本、增加公司利潤的作用。 

          山東某高校為了實現幾個二級學院的校區整合、節約教育資源、實現優勢互補。建設大型的數字化校園系統工程??偤贤靸r5000萬元人民幣。我公司中標該校的數字化校園系統工程的系統集成總包。數字化校園系統工程本著總體規劃,分步實施的原則,分期分步實施。一期的建設范圍包括:骨干管網建設、樓內綜合布線、計算機網絡系統平臺、基礎應用服務器平臺、機房建設。作為系統集成的總包單位,除正常的施工流程之外,我公司擔任的角色更多的表現為技術和管理的整合。 

          本人擔任數字化校園系統工程一期建設的項目經理,全面負責該系統工程項目的總集成商方面的項目管理工作。由于數字化校園涉及到的分部、分項工程內容較廣,竣工日期要求得非常嚴格。所以,肯定會涉及到的工程外包,同時要求設備采購的進程必須滿足項目進度的要求。 

          在工作過程中,我靈活運用信息系統項目采購管理的一般理論和方法,科學的制定采購計劃,策略的把握了采購的時機和方式,取得了較好的效果。最終按期完成了項目任務。表現在: 

          一、   項目采購管理的采購計劃編制 

          業主單位要求我們必須在今年的51日之前完成數字化校園系統工程一期的建設工作,這是一個硬性的指標,并在合同中做出了明確的約定。合同一簽訂,關于設備采購的各種問題隨之而來,由于該系統工程的工期是固定的,而且時間相當的緊張;業主與我們簽訂的付款方式為除合同簽訂后預付款之外,其他的付款全部是支付相應的進度款。更為致命的是因為公司同時承接了其他幾個比較大的信息系統集成項目,由于公司財力原因,能夠用于支付數字化校園系統工程項目采購的資金不是太充足;大多數的目標合作設備廠商的付款條件一般是款到發貨;系統分包商一般要求必須支付合同預付款等等??梢哉f,項目采購工作如果不能順利的完成的話,勢必會造成工程施工進度進程中的無米下鍋的窘境,以至于造成整個工程實施的失敗。 

          本人作為該項目的項目經理要為整個工程的實施過程負責,面對項目采購面臨的種種困難,必須逐一克服。凡事預則立,不預則廢,項目采購計劃的制定便是第一要務??紤]到上述制約項目采購計劃的各種因素,制定該項目的項目采購計劃必須權衡諸如采購時間、采購方式、工程進度、當前價格、市場供求狀況等各種因素。由于,施工進度計劃是必須嚴格執行的,所以發生在施工進度關鍵路徑上的采購工作必須按照時間嚴格執行,即便是損失采購過程的某些局部利益;沒有發生在施工進度計劃關鍵路徑上的項目采購工作,我們計劃采用各種技巧和策略與設備供應商展開洽商,力圖最大限度地降低項目采購的成本。這樣項目采購便基本滿足了施工進度的要求。 
             
          二、 策略的把握好項目采購的時機和方式 

          如前文所述,為使項目采購工作不至于耽誤施工進度的進程。我們在進行與項目施工進度的關鍵路徑有關的設備采購的過程中,不得已的犧牲了某些成本利益,為了能夠彌補這些損失。我們就必須在進行某些項目設備的采購過程中策略的把握好項目采購的時機與方式。 
          有這樣的一個機會,我們在采購系統服務器的過程當中,有著與我們多年合作經歷的某設備代理商透露:近期,我們需要采購的服務器設備因為廠家為了快速拓展市場大搞促銷活動將會出現價格的大幅優惠,按我們現在的采購成本價計算,采購價格應該會下降10%左右。于是,我們及時推遲了采購計劃中關于服務器采購的時間。此舉,為項目采購降低了整體成本;為能夠順利完成項目采購計劃打下了堅實的基礎。 

          三、 項目采購的外包管理 

          還是考慮到施工進度的要求和采購成本的制約,數字化校園的所有系統工程的實施全部由我們公司自行實施是不合適的。如綜合布線系統和機房工程中的機房裝修部分。這樣的工作,需要的大量的普工和各種工具,特別是工具,如果我們自行購置,施工完成后的折舊、保養等工作也會有不少的花費。通過分析,類似這種工作,對于我們最好的施工方式便是施工外包。通過外包,我們既轉移了部分施工的風險又節約了部分施工的成本。于是,我們決定將數字化校園系統工程中的骨干管網、綜合布線、和機房裝修工程的施工全部外包。 

          有一家我們經常合作的施工單位是我們的首選外包單位,但是考慮到數字化校園系統工程中的上述外包工程系統多、工作量大、工期緊等諸多原因,我們意識到,把所有外包工程全部包給一家施工單位風險極大,為了化解這樣的一些風險,我們最后還是決定將數字化校園系統工程中需要外包的施工分別承包給了3個施工單位。 

          事實證明,由于我們在項目采購管理工作中采取了正確的外包管理,使的我們的工程進展的比較順利。 

          四、采購合同管理

          詳細的采購合同是今后作為項目經理綜合調度的準繩,合同中定義不清楚或者不定義,在項目建設時,項目經理就無法控制各個供應商。從法律之外,也許可以通過人際關系或者公司合作關系,促成有效的合作。但我認為最直接有效的還是采購合同。在此我想多提一些見解。當前信息項目建設中,項目經理往往從技術崗位上提升上來,對市場、合同知識了解不多,我特別提醒的是,作為項目經理,這個知識十分重要。項目管理知識體系中,也單獨分出一章合同管理。對于信息項目采購,其又添加很多專業知識在其中。對于采購的產品及服務,其功能、性能、質量、實施、部署、測試、驗證、驗收,每一個環節都需要詳細的規定。如果說前面段落講的都是草稿,那么合同就采購計劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結果的綜合產出正式文稿就是采購合同。我在本文說提項目采購過程中,詳細做了合同制定。事后證明,這個工作十分重要。有的供應商推委責任,或者相互推委,我就拿出合同,讓他們老老實實地做事,項目才得以順利進行。 

          該項目歷時7個多月,最終順利完成了當初制定的目標任務,我方項目部也被業主單位評為優秀項目部。能夠取得這樣的成績,很大程度上得益于良好得項目采購管理工作,合理的制定項目采購計劃;策略的把握采購的時機和方式;合理的管理采購外包及嚴格的合同管理,都是保障項目采購工作成功實施的關鍵因素!

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